• 石川毅志

【マネジメントこそ知るべき】個人情報保護法の企業対応まとめ【運用と構築の方法】




commonの石川です。


個人情報保護法に
対応するために、
企業は何をしなければならないか?

これまで数回にわたって

個人情報保護法について

説明してきました。


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データの世紀とも言われ、

今後の社会の行く末を決める

データの取り扱いに

関する法律が

個人情報保護法であり、

あらゆる業種のビジネスマンが

把握しておくべき内容が

たくさんあります。

今回は、

個人情報保護法に関する記事の

最後として、

企業が同法への対応と

マネジメント体制の構築について

まとめます。


参考は引き続き、

「個人情報保護法の知識<第四版>」

です。

個人情報保護法に対応するということ

個人情報保護法への対応を

疎かにすることで、

顧客個人に被害が及び、

企業も大きな損害賠償を

しなければならないケースも

散見されます。


逆に、

個人情報を保護する

社内体制を構築して、

顧客から信頼を得ることで

競争力を強化することも可能です。


一方で、

個人情報保護法は、

実態に応じた適正な取扱いの実効性を

確保するために、

ルールが各分野に共通する

必要最小限のものであり、

「これはだめ」

「こうしなさい」

というような

明確な記述が少ない法律です。


ポリシー・ガイドラインの公表

政府の基本方針は、

法令上の義務ではありませんが、

事業者が個人情報保護を

推進する上での考え方や方針を

対外的に明確化することを

求めています。


例えば、

プライバシーポリシーがそれに

当たります。


企業のホームページなどを

見ると、

下の方に

プライバシーポリシーや

プライバシーステートメントと

リンクがあります。


そこには、

その企業が個人情報を

どのように取り扱うか記載されています。


その他にも

マイナンバー法に基づいた

マイナンバーの取り扱いに関する

基本方針など、

個人情報の取扱いに関する

方針を示すことがあります。


一方で、

個人情報保護法で明確に

公表を求めている項目があります。


 ・ 取得する個人情報の利用目的

 ・ オプトアウト方式で第三者提供する場合

 ・ 共同利用するものの利用目的


などです。


詳しくは、

個人情報保護委員会が発行している

「個人情報保護法ハンドブック」

をご覧ください。


マネジメントが作るべき体制

個人情報保護法の対応は

法務部や取扱営業部署だけの

問題ではなく、

企業全体の問題です。


前述の通り、

不祥事が発生した際の影響は

企業経営全体に及びます。


そのため、

マネジメントが積極的に

個人情報保護法の遵守と

正しい運用のための

体制づくりに参加しなければなりません。


具体的には、


1. ルールとリスクの把握

法令内容(概要だけでも)とリスクを

把握します。


2. 自社の状況の理解

個人情報の取扱状況を洗い出して、

台帳に記載します。


3. 法令との照合

自社の状況が関係法令の

要求事項を満たしているか

確認します。


4. ルールづくり

法令に適した個人情報の

取得、

保管、

利用、

提供

削除、

のルールを作成して、

組織に定着させます。


5. 内部監査

内部監査により、

決められたルールが

運用されているか

定期的に観測して、

必要に応じてルールの

変更を検討します。

マネジメントが旗を振り、

これらの体制を作ります。


まとめ

個人情報保護法では、

明確された義務は多くなく、

企業が自主的に

適切な対応していくことが

求められます。


プライバシーポリシーや

決められた公表事項を

ホームページなどで

示していくことが

最も一般的で、

コストの低い方法です。


個人情報保護法への対応は

マネジメントが率先して、

適切な運用方法を策定して、

それらを遵守できる

仕組みを構築するべきです。

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